Membuat Blueprint Sistem Knowledge Management

Posted on 19th September 2010 in Knowledge Management

Dalam tahapan pembuatan blueprint Knowledge Management System ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan meliputi membuat rancangan Knowledge Management System secara keseluruhan yang akan diimplementasikan. Rancangan ini meliputi dari hardware, software, jaringan, dan design dari data. Komponen-komponen penting yang perlu ada dalam sebuah arsitektur Knowledge ManagementSystem menurut Tiwana (Tiwana, 1999) meliputi:

1.      Repositories.

Pusat penyimpanan data dari Knowledge Management System, dimana seluruh knowledge dari perusahaan yang ingin disimpan, akan tersimpan dalam repositories ini.

2.      Collaborative Platform

Sarana-sarana dan fungsi-fungsi utama dari Knowledge Management System yang berguna bagi para pengguna Knowledge Management System, dan membantu para pengguna dalam menggunakan Knowledge Management System. Sarana-sarana tersebut diantaranya fasilitas pencarian, fasilitas pemberian rekomendasi, fasilitas penambahan knowledge baru, dan lain sebagainya.

3.      Network.

Sarana untuk pertukaran data dan komunikasi dalam Knowledge Management System. Melalui network inilah, pengguna dapat memiliki saluran untuk mengakses Knowledge Management System.

4.      Culture

Komponen dari Knowledge Management System yang digunakan untuk menarik para staff untuk menggunakan Knowledge Management System. Contoh komponen culture ini dapat berupa user interface yang baik, menarik, dan mudah digunakan oleh pengguna, sehingga pengguna tertarik menggunakan Knowledge Management System, serta tidak mengalami kesulitan dalam mengaksesnya. Selain itu, komponen culture ini dapat berupa membentuk Knowledge Management System ini sedemikian rupa sehingga menyesuaikan dengan culture yang ada di perusahaan, sehingga para pengguna tetap merasa nyaman dalam menggunakan Knowledge Management System ini. Selain dari sisi teknikal, komponen ini juga dapat berbentuk manajemen perubahan. Manajemen perubahan ini penting dilaksanakan untuk mengatasi resistensi dari para stakeholder Knowledge Management System.

Dari keempat komponen penting di atas, masing-masing komponen dipecah dan dikategorikan menjadi 7 layer arsitektur Knowledge Management. Oleh sebab itu, rancangan blueprint tersebut harus telah mencakup 7 layer dari arsitektur Knowledge Management, yaitu:

1.      Interface layer

Layer dimana tampilan untuk user berada. Tampilan ini haruslah menarik, agar pengguna merasa tertarik untuk menggunakan KMS.

2.      Access and authentication layer

Layer yang mengatur keamanan sistem KMS dan pengaturan hak akses ke dalam sistem KMS.

3.      Collaborative filtering and intelligence layer

Layer dimana terdapat fungsi-fungsi yang sangat membantu pengguna dalam menggunakan KMS, belajar pengetahuan baru melalui KMS, dan berkontribusi pengetahuan ke dalam KMS. Fungsi-fungsi tersebut contohnya fungsi pencarian, fungsi rekomendasi, filtering, dan lain-lain

4.      Application layer

Layer dimana aplikasi utama dari KMS berada.

5.      Transport layer

Layer yang mengatur komunikasi antara pengguna dan sistem KM.

6.      Middleware and legacy integration layer

Layer yang berfungsi sebagai jembatan untuk integrasi antara aplikasi yang telah ada dengan sistem KMS

7.      Repository layer

Layer yang merupakan inti dari KMS, karena di layer ini lah, setiap knowledge yang ada akan tersimpan disini.

Seven Layer KMS Architecture

Seven Layer KMS Architecture

Bibliography

Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall.

comments: 0 » tags: ,

Knowledge Management Valuation

Posted on 14th September 2010 in Knowledge Management

Topik Knowledge Management Valuation masihlah sangat jarang dibahas. Hanya sedikit jurnal-jurnal yang membahas valuasi Knowledge Management. Kebanyakan jurnal yang ada membahas pengukuran Knowledge Management ke arah measurement dan assessment.

Oleh karena itu, saya mencoba membuat paper yang membahas metode valuasi Knowledge Management. Valuasi Knowledge Management ini diperlukan untuk dapat menilai kontribusi KM bagi perusahaan, dan menilai value dari KM itu sendiri bagi perusahaan

File paper dapat diunduh di sini:

http://n3.vc/E5M

comments: 0 » tags: ,

Kirkpatrick Evaluation Model

Posted on 14th September 2010 in Knowledge Management

Pengukuran hasil implementasi Knowledge Management sangat diperlukan untuk dapat mengetahui keefektifan dari implementasi Knowledge Management di suatu perusahaan. Menurut Bramley dan Newby (Bramely & Newby, 1984), ada 4 tujuan utama untuk melakukan pengukuran dan evaluasi, yaitu:

  1. Feedback – Memastikan bahwa pelaksanaan Knowledge Management sesuai dengan harapan para staff dan tujuan dari Knowledge Management itu sendiri, dan sebagai sarana untuk quality control.
  2. Control – Memastikan agar pelaksanaan Knowledge Management sesuai dengan jalurnya yaitu sesuai dengan kegiatan operasional di perusahaan, dan untuk memastikan bahwa Knowledge Management tepat guna.
  3. Research – Untuk melihat apakah proses pembelajaran karyawan dan transfer pengetahuan dari para karyawan berjalan dengan baik dan efektif.
  4. Intervention – Hasil dari evaluasi dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan mengenai langkah selanjutnya yang perlu diambil untuk Knowledge Management ke depannya.

Untuk pengukuran KMS, dapat digunakan metode Kirkpatrick model, yang terdiri dari 4 level, yaitu:

  • Reaction : mengukur reaksi dari para stakeholder mengenai KMS. Kepuasan dari stakeholder dapat diukur dengan kuisioner, jumlah KMS diakses.
  • Learning : Untuk mengevaluasi hasil dari KMS ini. Hasil evaluasi ini dapat berupa pengetahuan baru apa saja yang didapatkan, keterampilan yang telah berkembang. Metode pengumpulan data dapat berupa interview dan kuisioner. Dapat pula dengan mengadakan sesi ujian kecil yang berisi pertanyaan-pertanyaan seputar topik-topik yang ada di dalam Knowledge Management System.
  • Behaviour : Perubahan perilaku dengan adanya KMS ini. Apakah dengan adanya KMS ini, karyawan lebih efektif dan efisien dalam bekerja, dan lebih termotivasi dengan adanya KMS ini. Dan apakah mereka tertarik dalam mentransfer ilmu yang mereka dimiliki kepada orang lain. Hal ini dapat diukur dengan kuisioner, interview, dan menghitung jumlah kontribusi dari para karyawan ke dalam KMS
  • Results : Mengukur hasil dari KMS ini. Dapat berupa perhitungan ROI of training, efisiensi kerja yang dihasilkan, meningkatnya sales, cost benefit analysis.


Bibliography

Bramely, P., & Newby, A. C. (1984). The Evaluation of Training Part I: Clarifying the Concept. J. Eur. Ind. Train , 10-16.

Rajeev, P., Madan, M. S., & Jayarajan, K. (2009). Revisiting Kirkpatrick’s model – an evaluation of an academic training course. Current Science , 96 (2).

comments: 0 » tags: , , ,